時間管理 - 每天最重要的2小時

每天最重要的2小時,5個策略讓你做好時間管理

最後更新:December 11, 2021

時間管理如何入手?

說到時間管理,這本書在我推薦清單中一定排名前三!(蛤?你說是因為我看的書太少?)

許多關於時間管理的書他會教你許多他個人的小秘訣來幫助你提升效率,他告訴你的是HOW,但每個人都有差異,有些方法在他身上非常適合,但你用起來就會覺得卡卡的。

我推薦這本書主要原因是他告訴我們WHY,讓我們對於時間管理的精髓更具體的掌握,我們便可以由這些精髓發展成適合自己的方法。

本書有5項策略能創造出每天至少兩個小時的高效狀況。

  1. 辨識每個決定點
  2. 管理心智能量
  3. 停止對抗分心
  4. 妥善利用身心關聯性
  5. 打造對自己有益的工作環境
  6. 目錄

辨識每個決定點

每件事情與每件事情的銜接都是一個決定點,你要清楚接下來我有多少時間,而我現在的心智能量適合做哪些工作來產生最大效率。

我看過很會管理時間的人有一些共同特質,那就是安排事情。他們會預估完成件事所需要的時間,限制自己在時間內完成,摒除完美心態。並且知道連接到下一件事情間有多少空檔,可以泡個茶或是做點什麼?判斷環境和自身狀況動態調整待辦事項順序。例如精神狀況不佳就把需要專注力的工作往後排。

匆匆略過事情與事情間的決定點讓你開始做錯誤的事情,不僅效率差還容易導致錯誤衍伸出更多問題。因此珍惜每個決定點,並且事先計畫再決定要採取的行動,在尚未有意識決定接下來要做什麼事之前,先別急著做下一件事。

管理你的心智能量

每天的心智能量有限,你得用在刀口上

心智能量很抽象,我習歡將它連結到動漫火影忍者裡查克拉的概念。神經學家用執行功能來描述大腦處理各種控管與設定方向的工作。大腦處裡的執行功能包括做決策、規劃、短暫記住人事物一段時間,還有克制一些行動、感覺和想法,在我們做出這些執行功能後都會有疲乏的感覺,就好像施展一些忍術後也會耗用查克拉一樣,一旦你的查克拉不足,就無法執行高級忍術。同理,當我們消耗太多的心智能量後,就很難有幹勁把其他事情做好,所以珍惜每天的心智能量,把它用在一天中最重要的事。

別讓負面情緒侵蝕你的心智能量

情緒也會影響你的心智能量,正面能量本身是一種養分,而負能量會侵蝕你的精力。另外,光是克制一些想法和行動無形中也會耗損你的心智能量,這就是為什麼明明整天什麼事也沒做也會覺得很疲倦。

在非常忙碌工作天的前一晚,為避免當天緊張或焦慮情緒,可以先做出一些決定,這樣當天就不必動腦筋做這些決定。比如說先把明天要穿的衣服拿出來,隔天才不會手忙腳亂。

別在疲備的時候努力做白工

當你疲累或者過度情緒化的時候,請別浪費時間,立馬把自己從工作中抽離,等到心智能量補充完畢再回到未完成的工作上。你可以深呼吸、起身走走、小盹10分鐘來恢復體力。

別再當濫好人,你沒有義務討好任何人

別害怕拒絕別人,如果拒絕別人的請託是一種殘忍,那無條件答應就是對自己殘忍,要記住,仁慈不是出於勉強,是在你有餘裕的時候來送炭火。

所謂「策略性的不稱職」是指並非所有事都同等重要,80/20法則,掌握最關鍵的要素並放掉一些事,千萬別要求每件事都完美,選擇做不做某件事在時間管理上尤為重要。

停止對抗分心

你是否曾經覺得工作斷斷續續的,時常分心,總是無法專心。那麼你應該要儘量減少干擾,與其處在分心的環境下克制自己,倒不如打造適合專心工作的環境,如果你想要減肥,就把零食儲放在看不見或是很難取得的櫃子中,你根本就不用費心力去對抗分心,要知道克制自己一樣會耗損心智能量。

學會掌控現代科技,移除讓你分心的事。如果你想要集中注意力,那麼就關掉郵件信箱 、關掉訊息、關掉通訊軟體。但如果工作與創意有關,就讓你的大腦「思緒漫遊」,藉由分心來增進創造力。

妥善利用身心關聯性

我們很難辨別身體感覺和情緒感覺,這兩者緊密關聯,你的情緒反應對你來說非常真實,無論是有環境引發的情緒或是身體對物質反應引發的情緒感覺可能都一樣強烈。身體狀況良好的情況下,我可以把工作做得更好,思考更清楚。

運動

運動就像一個重設按鈕,是改善你的心智表現可靠且有效的策略。有一項分析顯示運動10到40分鐘具有改善大腦執行功能的力氣和持續性效果,也就是說雖然我們一天的心智能量有限,但可以藉由運動來提升體力上限,運動不但會讓身體更強壯,也會讓心理更健康,養成運動習慣對你一定有幫助,瑜珈、游泳、跑步、跳繩都是不錯的選擇。

飲食

吃什麼?什麼時候吃?也會影響你的心智能量。工作時你可以策略性的補充,若要快速提神,高碳水化合物的點心可以幫助你提高專注力效果大約15分鐘;吃那些結合蛋白質、低升糖指數碳水化合物和好的脂肪,如堅果,效果比較持久。你必須隨時隨地管理自己的身心並適時調節。

打造對自己 有益的工作環境

打造專屬自己的高效環境,自然而然事半功倍。自己動手改造最有益於工作的環境,環境要素包含噪音、光線、雜物。在明亮光線下,工作效能較佳;光線昏暗則有助於催生創意。安靜是最好的工作環境,桌邊的雜亂囤積會影響到你的專注力。辦公空間寬敞一點有助於你多冒險,展現領導的自信。

個人化佈置一下你的工作空間,你可以這樣調整工作環境,清理辦公桌或辦公室的雜物堆,不妨把一些物品放到桌面的角落,讓自己的動作可以更大一點。

結論

或許你會對書名感到疑惑,每天上班八小時後接著加班到晚上10點工作還不一定的完,一天兩小時是在跟我開玩笑嗎?其實一點都不玩笑。如果知道一天的精力和集中力有一定限度,你就不會當常態加班是種明智的選擇,反過來,你會更珍惜個己的時間,而不是預設每天都有12個小時可以工作,這就是「帕金森定律」。

希望這本書提出的時間管理心法有幫助到你,如果你還困惑時間都去哪兒了,聽聽這首歌吧!